イベント運営は逆算とネガティブ思考と臨機応変

先日、【未来動画プロジェクト】という、

とても素敵なイベントのお手伝いをした。

メインキャスト(プレゼンター)を盛り上げる為に、キャスト(支援者)がプレゼン内容から講演当日の運営までを担うという、

相互支援の元、関わる全ての人が成長していこう！と言う趣旨のイベントだ。

毎年役割を変えて、色んな学びを得られるようにしたいと主催者の想いもあり、

今年は観客として楽しもうと思っていたのだが…。

人手不足による主催者の疲労困憊具合が目に見えて酷くなり、

元来のお節介気質と老婆心が溢れだし手伝うことになった。

今回、後進の為にも、足掛け２０年、様々なイベントやセミナーの運営に携わってきた経験からの考え方を書いてみようと思う。

これが正しいとかそうでないとかではなく、こんな目線・考え方があるんだな、位で読んで欲しい。

逆算で物事を考える。

イベントの企画をする時は、

物事を逆算して考えるようにしている。

これは、イベントに限らず。

私がステッププランナーとして、スタートアップの方の動き方などをプランニングする時にも必ずお話することだが、

目的は何？

と言うこと。

ゴール。

すなわち、最後はどうなりたいのか、それによって得られる物、得たい物はなんなのか。

人生、仕事もそうだけど、コツコツ１歩づつ前に進んでいかなければならないからと、

ひとつひとつを積み重ねればゴールにたどり着くと思いがちだが、ゴールはどこに？と、途中で見失ったり寄り道に逸れた事はないだろうか？

結果的にそれで良かった事もあるかもしれない。

でも、当初の計画・目的が果たせなかった想いはずっと残りはしないだろうか？

女性依頼者がほとんどの私は、いつもこんな風に例えてお話をする。

じゃがいも、人参、玉ねぎ、豚肉がある。

さて、あなたはどうする？

何を作る？

何も考えずに材料を切り始める。

調理を開始する。

味付けをする。

さて、肉じゃが？豚汁？カレー？

小さく刻んだ材料で肉じゃがは味気ない。

味噌が足りない豚汁は物足りない。

ご飯のないカレーは悲しい(笑)

とりあえずスタートしてもなんとかなるかもしれない。

でも、満足感・納得のできる結果に繋がるだろうか？

カレーライスを作る！

と決めた所から、

ご飯が必要だな。炊き上がりをカレーの出来上がりに合わせよう。

ポークカレーならスパイスをこれにしよう。

お肉の大きさをこれくらいにしたら、煮込む時間はこれくらいだから、野菜はこれくらいの大きさに切ろう。

料理に慣れてる人は、コレラを瞬時に計算するのだろうが、実は、様々な行動についても同じ事が言えると私は思う。

では、イベントやセミナーを開催するに辺り、目的・ゴールはどこだろう？

◯◯人の来場者があり、△△円の収益があって、大成功！

実は、ここをゴールにすると残念な事になりやすい。

なぜなら、イベント開催の為のイベント運営になってしまうから。

ネガティブ思考で考える。

前向きに。

予祝。

口に出せば叶う。

もちろん、人生その方がいい。

私も日々の生活、仕事では無駄に前向きである。

しかし、実際のイベント運営はネガティブ思考で考えるようにしている。

大ぴらに口にしてるわけではないけど。

例えば、予算編成。

満席だったら経費を差っ引いても儲かる！！！

だから、宣伝広告費にお金をかけよう！

その考えはごもっとも。

でも、私はこう考える。

3分の2の集客だとしたら、使える経費はこれくらい。

だから、ここの経費は押さえよう。

ネガティブだけど、こう考えた上で、満席にする方法を考えて行動する。

例えば、お客様の導線。

パッと見えるところが綺麗だからテーブル配置は正面にしよう！

そりゃそうだ、目立つところがいいに決まってる。

でも、私は考える。

正面から入って来た時、人が集中したら並ぶ列が邪魔で、受付通らず入られたら困る。

だから、テーブル配置は横にずらしてチェック機能を強化させよう。

お客様を信じないネガティブ思考だけど、後で受付担当が嫌な想いをしないで済む。

また、お客様が段差につまづいて怪我をするかもしれない。

お客様同士喧嘩をするかもしれない。

お客様が会場の設備や備品を壊すかもしれない。

そんなこともネガティブに先回りして考える。

その為の対策といざという時の保険の準備も考える事が出来る。

例えば、タイムスケジュール。

きっちり時間通りに組めば、この時間帯で済む。

だから、会場レンタルは〇〇時間でいい。

時間通りに進めば本当に経費も節約出来るよね。

でも、私は考える。

スタートだって、イベント中だって、撤収時だって、

何があるかわからない！

だから、各コンテンツにプラスアルファの時間的余裕を入れよう。

急がば回れ。

ネガティブ思考で、想定出来る不測の事態を先に考える。

そして、それを阻止すべく動き方を考える。

これで、20年近くのイベント企画で事故やらなんやらはなかったし、

ほぼ、予定通りに物事が進んできた。

臨機応変だからマニュアルがない。

企画をして、運営の計画を立てて、さぁ当日。

すべてが上手くいくなら問題なし。

そうは上手くいかないのがイベントの面白い所。

では、どんな所に気をつけるか。

こればっかりは、私の特技とも言えるところなんだけど、

きっと誰にでも出来る事でもある。

イベントが始まったら、企画書、予定表、係マニュアル。

そんなものは、二の次、三の次。

まずは、会場を良く見る。

そして、人を良く見る。

特に重要な点は、

スタッフの様子、顔色を良く見る。

お客様の様子、そして、視線を良く見る。

スタッフが困ってる、次の動きがわからない、なにかトラブル。

顔色を見ていると、誰に何をどうするかを指示しやすい。

お客様の様子を見ていると、同じように困りごとなどに気づく。

そして、お客様の視線の先は、スタッフの不手際や、会場内のトラブルに気づく事が多々ある。

紙ベースの予定表にだけ振り回されると、

会場内の空気に気づかない。

人を良く見る事で、臨機応変に動く事が出来る。

これは、きっと誰にでも出来る事。

イベントやセミナーの目的・ゴールをキチンと確定して、

そこから逆算して動き方を考えて、

ネガティブ思考でトラブルになりそうな種を先に洗い出し、

人を良く見る事で臨機応変に対応する。

これが私のイベントやセミナー運営の考え方。

もっともっと細かい事もあるけど、

自己流、経験のみでやって来たので、なかなかマニュアル化出来ない。

気になる人は、一緒になにかやりますか？

ちなみに、

【未来動画プロジェクト2期】

これは２０２１年2月に予定をしているらしい。

イベントの運営を知りたい、やってみたい、

携わってみたい、

そう思った方は、水戸市泉町の本拠地へどうぞ！